1. Tên: Văn phòng Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức (Viet Duc University Hospital Office)

2. Liên hệ:

• Về công việc hành chính: Phòng 302 và 304, nhà A1, 40 Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội - Điện thoại: +84 243 825 35 31 – máy lẻ: 5365 (phòng 302) & 5510 (phòng 304)
• Về công việc hỗ trợ người bệnh nước ngoài: theo lịch phân công hàng tháng (tham khảo)
• Về các công việc khác xin liên hệ trực tiếp Ông Bùi Trung Nghĩa – Chánh Văn phòng Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức ĐT: +84 9 48 99 66 88 – Email: [email protected]

3. Lịch sử phát triển: Văn phòng Bệnh viện được thành lập từ ngày 15/11/2023, trên cơ sở tiền thân là phòng Hợp tác quốc tế. Phòng thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ, giúp việc cho Ban Giám đốc trong quản lý, điều hành, điều phối công việc trong Bệnh viện để đảm bảo hiệu quả, năng suất và chất lượng tốt nhất, phù hợp với sự phát triển về trình độ và quy mô của Bệnh viện, trong đó có bao gồm các công tác về hợp tác quốc tế.

4. Chức năng nhiệm vụ:

Văn phòng Bệnh viện có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc tổ chức các hoạt động Hợp tác Quốc tế trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện; là đầu mối liên lạc, giao dịch với các tổ chức, nhà tài trợ trong và ngoài nước về lĩnh vực y tế. Ngoài ra, Văn phòng Bệnh viện có chức năng giúp việc điều hành, tham mưu, tổng hợp, hậu cần, lễ tân, tổ chức thực hiện thống nhất công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bệnh viện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc, tổ chức hội nghị hội thảo và các sự kiện của bệnh viện theo phân công.

5. Tổ chức nhân sự phòng:

Lãnh đạo đương nhiệm: Chánh văn phòng: Ông Bùi Trung Nghĩa;

                                       Quyền Phó Chánh văn phòng: Bà Lê Minh Thu

Số lượng cán bộ: 19 người gồm 01 Cố vấn, 04 Bác sĩ kiêm nhiệm, 09 Chuyên viên (trình độ Thạc sĩ và Cử nhân Đại học), 02 Kế toán viên, 01 Kỹ thuật viên.

6. Hoạt động:

• Giúp việc cho Ban Giám đốc

• Thực hiện nghiệp vụ thư ký và giúp việc cho Ban Giám đốc trong theo dõi và xử lý công việc.
• Phối hợp với các đơn vị đầu mối thực hiện trình ký và xin chỉ đạo của Ban Giám đốc
• Điều phối lịch làm việc của Ban Giám đốc theo chỉ đạo

• Quản lý và thực hiện dự án quốc tế

• Xây dựng, triển khai kế hoạch hợp tác quốc tế dài hạn & hàng năm
• Theo dõi tiến độ các chương trình/dự án có yếu tố nước ngoài
• Cập nhật nguồn tài trợ & mở rộng mạng lưới đối tác y tế quốc tế
• Phối hợp nhà tài trợ và đơn vị trong xây dựng, thực hiện dự án

• Quản lý đoàn ra - đoàn vào

• Hướng dẫn xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí cho đoàn công tác
• Tổ chức tiếp đón khách quốc tế và trong nước, chuẩn bị nội dung, tài liệu
• Dự thảo, xin cấp phép của cơ quan có thẩm quyền và tổ chức ký kết văn bản hợp tác quốc tế
• Quản lý cán bộ đi công tác/học tập tại nước ngoài và người nước ngoài học tập/ làm việc tại Bệnh viện.

• Thông tin liên lạc đối ngoại

• Quản lý thư từ, giao dịch quốc tế, biên soạn tài liệu bằng ngôn ngữ nước ngoài
• Quảng bá hình ảnh Bệnh viện
• Hỗ trợ người bệnh nước ngoài tới khám và điều trị tại Bệnh viện
• Chịu trách nhiệm về nội dung chuyển ngữ các văn bản tiếng nước ngoài do Giám đốc ban hành

• Quản lý Hội trường và Nhà truyền thống

• Quản lý cơ sở vật chất và lịch sử dụng các Hội trường của Bệnh viện
• Quản lý cơ sở vật chất và chịu trách nhiệm theo dõi, tham mưu về tổ chức các hoạt động của Nhà truyền thống

• Công tác văn thư – lưu trữ

• Quản lý văn bản đến – đi, tiếp nhận đóng dấu và lưu trữ công văn nội viện và ngoại viện.
• Giải đáp các thắc mắc về văn bản cho bệnh nhân, người nhà bệnh nhân và người đến công tác tại Bệnh viện.
• Ngoài ra, Bộ phận Văn thư còn thực hiện các công việc: Cấp giấy giới thiệu, gửi mail các mẫu văn bản, các công văn đến - đi, làm báo cáo, giấy đi đường, thống kê đột xuất…

• Hậu cần

• Đầu mối và phối hợp tổ chức các hội nghị hội thảo, chương trình sinh hoạt khoa học… với các khoa, phòng chức năng.
• Đầu mối và phối hợp tổ chức các sự kiện hành chính và chuyên môn của Bệnh viện

• Các hoạt động khác

• Tham gia các phong trào, hoạt động do Công Đoàn & Đoàn Thanh niên tổ chức như: hiến máu, khám chữa bệnh từ thiện, hoạt động văn nghệ, các sự kiện được tổ chức tại Bệnh viện…
• Các công việc khác do Lãnh đạo Bệnh viện chỉ đạo.

7. Định hướng:

• Bổ sung, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hướng tới thành lập các tổ nhóm tập trung, chuyên nghiệp hoá nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin trong thực hành và quản lý các công việc được giao
• Thực hiện các công việc của phòng theo hệ thống tiêu chuẩn chất lượng (ISO) và công tác 5S theo quy định của Bệnh viện.
• Tiếp tục phát huy những thành tựu đã đạt được trong các hoạt động Hợp tác quốc tế của Bệnh viện, góp phần nâng cao uy tín và vị thế của Bệnh viện trong bản đồ y khoa không chỉ trong nước mà cả quốc tế, tích cực tham gia tất cả các hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc Bệnh viện.