Phòng Hành chính Quản trịPhòng Hành chính Quản trị
Giới thiệu chung
GIỚI THIỆU PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ
- Tên phòng: Phòng Hành chính quản trị (Administrative and General Affairs Department)
- Liên hệ: Địa chỉ: Tầng 1 - toà nhà A2 - Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức.
Điện thoại: (024)38.253.531 (số máy lẻ 5559, 5345, 5885, 5029, 5508, 5417, 5315)
- Lịch sử phát triển:
Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức ngày nay được thành lập từ năm 1902 cùng với sự ra đời của Trường Y khoa Đông Dương, tiền thân của Trường Đại học Y Hà Nội. Từ năm 1904 Bệnh viện chuyển về vị trí hiện tại với tên gọi Nhà thương bảo hộ. Bệnh viện mang các tên gọi khác nhau qua từng giai đoạn lịch sử của đất nước: Bệnh viện Yersin (1943), Bệnh viện Phủ Doãn (1954), Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam – Cộng hòa Dân chủ Đức (1958-1990) và Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức từ năm 1991 đến nay.
Phòng Hành chính Quản trị được thành lập cùng với sự hình thành của bệnh viện, Phòng Hành chính Quản trị là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động trong lĩnh vực hành chính và lĩnh vực quản trị.
- Chức năng nhiệm vụ:
4.1 Chức năng:
Phòng Hành chính Quản trị có chức năng tham mưu và giúp việc cho Giám đốc Bệnh viện thực hiện quản lý Bệnh viện về công tác hành chính quản trị bao gồm:
- Công tác mua sắm, ký kết và thanh toán hợp đồng các loại hàng hóa, dịch vụ, trang thiết bị, vật tư tiêu hao, dịch vụ thuê ngoài phục vụ cho hoạt động khám chữa bệnh; Tổ chức cấp phát kho đảm bảo nhu cầu vật tư tiêu hao cho các đơn vị chuyên môn.
- Quản lý, sử dụng và vận hành tài sản, trang thiết bị kỹ thuật của Bệnh viện.
- Quản lý và điều phối xe công tác, xe vận chuyển nội bộ phục vụ hoạt động chung của Bệnh viện.
- Tổ chức sắp xếp, hướng dẫn và giám sát việc để xe của nhân viên y tế đúng nơi quy định, không cản trở giao thông nội viện.
- Quản lý hệ thống tổng đài điện thoại và các phương tiện liên lạc nội bộ.
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác: Quản lý các các hoạt động khác thuộc phạm vi quản lý của Phòng Hành chính quản trị được giao; Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của Giám đốc Bệnh viện và theo quy định pháp luật.
4.2 Nhiệm vụ:
Đảm bảo công tác mua sắm hàng hóa trang thiết bị, vật tư tiêu hao, dịch vụ phục vụ các hoạt động thường xuyên của Bệnh viện:
+ Lập kế hoạch mua sắm hàng hóa, vật tư, trang thiết bị tiêu hao theo nhu cầu thực tế của các đơn vị; Tổ chức triển khai quy trình đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp, ký kết và thanh toán hợp đồng mua sắm hàng hóa theo đúng quy định; Quản lý kho vật tư tiêu hao; tổ chức tiếp nhận, bảo quản và cấp phát kịp thời, đúng quy trình cho các đơn vị sử dụng;
+ Lập kế hoạch, đề xuất và thực hiện tổ chức mua sắm, ký kết hợp đồng và thanh toán đối với các dịch vụ thuê ngoài bao gồm: Dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh công nghiệp, dịch vụ giặt là đồ vải, dịch vụ xử lý các loại chất thải rắn y tế (chất thải sinh hoạt, chất thải nguy hại, chất thải tái chế), dịch vụ thuê kho, dịch vụ truyền hình cáp, dịch vụ bảo trì thang máy, dịch vụ bảo trì điều hòa nhiệt độ, dịch vụ kiểm định thang máy, dịch vụ diệt côn trùng, dịch vụ làm biển bảng,…Chịu trách nhiệm quản lý, điều phối gần 1000 người lao động thuộc các dịch vụ thuê ngoài.
+ Quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng các hệ thống công cụ dụng cụ, tài sản, trang thiết bị, vật tư phục vụ hoạt động chuyên môn của bệnh viện.
+ Quản lý, vận hành, xử lý sự cố liên quan đến các hệ thống điện, điện lạnh.
+ Quản lý, vận hành ổn định hệ thống cấp, thoát nước và hệ thống xử lý nước thải
+ Quản lý các hoạt động cung cấp dịch vụ ngoài, dịch vụ phụ trợ hoạt động trong khuôn viên Bệnh viện như: Dịch vụ xe cứu thương,…
+ Quản lý theo dõi tổng đài, điện thoại cố định của bệnh viện và thanh toán cước theo quy định.
+ Quản lý theo dõi công tác ngoại cảnh, cây xanh trong tòa nhà, sân vườn khuôn viên Bệnh viện.
+ Đảm bảo thực hiện việc thuê kho lưu trữ tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất, kỹ thuật hạ tầng và thanh lý tài sản theo quy định.
+ Tổ chức và điều phối phương tiện: Quản lý đội xe phục vụ công tác chuyên môn và hành chính của Bệnh viện; Lập kế hoạch và điều phối phương tiện phục vụ các hoạt động thường xuyên và đột xuất; Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ phương tiện, đảm bảo an toàn khi vận hành.
+ Tổ chức sắp xếp, hướng dẫn và giám sát việc để xe của nhân viên đúng nơi quy định, không cản trở giao thông nội viện.
5. Tổ chức nhân sự phòng:
5.1 Ban lãnh đạo đương nhiệm:
Trưởng phòng: ThS Hoàng Anh Toàn
Phó Trưởng phòng: ThS Nguyễn Minh Thành
Phó Trưởng phòng: ThS Nguyễn Nghiêm Diệu Hương
5.2 Lãnh đạo tiền nhiệm:
Lãnh đạo tiền nhiệm: Cù Đình Quí, Hồ Diệu, Trương Thị Đoan, Phạm Huy Đính, Đinh Mạnh Huy, Nguyễn Trọng Thích, Nguyễn Văn Thư, Nguyễn Đức Tâm
5.3 Số lượng cán bộ trong phòng:
01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng, tổng số lượng: 86 viên chức, người lao động với 11 tổ/bộ phận phụ trách các mảng công việc.
- Thành tựu:
Tập thể cán bộ phòng Hành chính quản trị đã luôn đoàn kết, vượt khó, chủ động, sáng tạo để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, cụ thể:
Xây dựng kế hoạch và tổ chức mua sắm, cấp phát đúng quy định, kịp thời, hiệu quả. Tất cả hàng hóa mua sắm đều đảm bảo đúng quy trình, đúng chất lượng, đảm bảo thời gian phục vụ công tác chuyên môn.
Quản lý tốt các phương tiện thông tin liên lạc, quản lý và giám sát tốt các dịch vụ thuê ngoài, đảm bảo chất lượng dịch vụ đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác chuyên môn.
Quản lý, điều hành an toàn, hiệu quả các phương tiện vận chuyển bằng ô tô. Đưa đón cán bộ viên chức, vận chuyển người bệnh kịp thời, an toàn.
Quản lý, điều hành an toàn, hiệu quả các hệ thống vận hành điện, điện lạnh, cấp nước, thoát nước và xử lý nước thải trong bệnh viện.
Với những thành tích trên, Phòng Hành chính quản trị nhiều năm liên tiếp đều đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”, Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc đạt những thành tích xuất sắc trong công tác y tế: Bằng khen thành tích xuất sắc trong công tác An toàn vệ sinh lao động ngành y tế; Bằng khen thành tích xuất sắc trong công tác đột xuất trong công tác phòng, chống và khắc phục hậu quả cơn bão số 3 (bão YAGI); Bằng khen của Giám đốc công an TP Hà Nội, Giấy khen của Bộ trưởng Bộ Công an.
- Định hướng phát triển
- Trở thành đơn vị chuyên nghiệp, hiện đại, vận hành hiệu quả, đóng vai trò trụ cột trong việc đảm bảo môi trường làm việc an toàn, tiện nghi và hỗ trợ tối đa cho hoạt động khám, chữa bệnh của toàn Bệnh viện.
- Vận hành hiệu quả các hệ thống kỹ thuật, hạ tầng, tài sản và dịch vụ thuê ngoài, tạo nền tảng ổn định và bền vững cho toàn bộ hoạt động của Bệnh viện.
- Tối ưu hóa công tác mua sắm, cấp phát và quản lý vật tư tiêu hao: Chuẩn hóa quy trình mua sắm, quản lý kho; tăng cường kiểm tra, giám sát và minh bạch hóa việc sử dụng vật tư; Ứng dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo, lập kế hoạch cấp phát thông minh, tiết kiệm và hiệu quả.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ thuê ngoài, tăng cường kiểm tra định kỳ, đánh giá chất lượng dịch vụ và xử lý kịp thời các tồn tại, đảm bảo môi trường bệnh viện luôn sạch sẽ, an toàn.
- Quản lý tài sản, thiết bị và hệ thống kỹ thuật bền vững, thiết lập hệ thống theo dõi toàn diện tài sản, công cụ dụng cụ. Thực hiện kế hoạch bảo trì định kỳ, kiểm tra đột xuất, xử lý sự cố nhanh chóng, đảm bảo hoạt động liên tục của các hệ thống điện, nước, trang thiết bị kỹ thuật công trình.
- Thiết lập tiêu chuẩn dịch vụ, tạo môi trường phục vụ thân thiện, chuyên nghiệp, văn minh cho người bệnh, người nhà và nhân viên.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Số hóa các quy trình: quản lý tài sản, điều xe, tổng đài, thanh toán cước, báo cáo sự cố kỹ thuật; Tích hợp hệ thống quản lý trực tuyến để giảm tải thủ công, nâng cao năng suất lao động và khả năng giám sát.
- Xây dựng môi trường làm việc xanh – sạch – đẹp, thân thiện với người bệnh, nhân viên y tế và cộng đồng: Tăng cường chăm sóc cây xanh, cảnh quan sân vườn, đảm bảo mỹ quan và không gian thư giãn trong khuôn viên Bệnh viện; Kết hợp dịch vụ vệ sinh công nghiệp và giám sát thường xuyên để duy trì môi trường sạch sẽ, an toàn và thân thiện.
Với truyền thống hình thành và phát triển lâu đời, cùng đội ngũ lãnh đạo và viên chức, người lao động giàu kinh nghiệm, vững vàng trong chuyên môn, đoàn kết, trách nhiệm và không ngừng đổi mới sáng tạo, Phòng Hành chính quản trị Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức trong thời gian tới sẽ tiếp tục phát huy những thế mạnh sẵn có để nâng cao hơn nữa vai trò nòng cốt trong công tác hành chính quản trị, góp phần xây dựng môi trường bệnh viện an toàn, hiện đại, chuyên nghiệp, đáp ứng ngày càng tốt hướng đến sự hài lòng của người bệnh và sự phát triển bền vững của Bệnh viện trong giai đoạn mới.
