1. Tên phòng: Phòng Hành chính

2. Liên hệ: 

                 Địa chỉ: Tầng 1 - toà nhà A2 - Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức.

                 Điện thoại:  (024)38.253.531 / (024)38.289.266 (số máy lẻ 5559, 5508, 5417)

3. Lịch sử phát triển:

Được thành lập cùng với sự hình thành của bệnh viện, Phòng Hành chính Quản trị là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động trong lĩnh vực hành chính và lĩnh vực quản trị.

Cùng với sự phát triển của bệnh viện và sự thay đổi về cơ sở hạ tầng cũng như chuyên môn kỹ thuật; ngày 01/01/2021, phòng Hành chính Quản trị được tách thành phòng Hành chính và phòng Quản trị nhằm phát triển theo chiều hướng chuyên môn hóa cao, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao trong công tác phục vụ và phát triển chuyên môn ngành y tế.

4. Chức năng nhiệm vụ:

4.1 Chức năng:

Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc thực hiện quản lý Bệnh viện về công tác hành chính bao gồm: Văn thư lưu trữ; Lễ tân; Mua sắm, ký kết và thanh toán hợp đồng các loại hàng hóa tiêu hao theo phân công, các loại dịch vụ thuê ngoài, tổ chức cấp phát kho phục vụ nhu cầu hoạt động chuyên môn khám, chữa bệnh; Quản lý điều phối xe công tác, các loại xe nội bộ; Quản lý thông tin liên lạc và hệ thống tổng đài bệnh viện; Quản lý hành chính, ký kết và theo dõi hợp đồng các dịch vụ ngoài hoạt động trong khuôn viên Bệnh viện (dịch vụ cây bán hàng tự động, dịch vụ ghế massage, dịch vụ xe taxi, dịch vụ xe cứu thương, dịch vụ siêu thị, căng tin và các hoạt động của Nhà ăn Bệnh viện), các hoạt động khác thuộc phạm vi quản lý của Phòng Hành chính được giao; Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của Giám đốc Bệnh viện và theo quy định pháp luật.

4.2 Nhiệm vụ:

Thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ

Thực hiện công tác Lễ tân

Đảm bảo công tác mua sắm hàng hóa, dịch vụ phục vụ các hoạt động thường xuyên của Bệnh viện:

+ Mua sắm hàng hóa tiêu hao thông thường và tổ chức quản lý cấp phát kho

+ Khảo sát, lập kế hoạch, đề xuất và thực hiện tổ chức mua sắm, ký kết hợp đồng và thanh toán đối với các dịch vụ thuê ngoài bao gồm: Dịch vụ bảo vệ, Dịch vụ vệ sinh công nghiệp, Dịch vụ giặt là đồ vải, Dịch vụ xử lý các loại chất thải y tế (chất thải sinh hoạt, chất thải nguy hại, chất thải tái chế)

Tổ chức quản lý các hoạt động xe công tác nội bộ, xe nhân viên và khách gửi

Quản lý các hoạt động cung cấp dịch vụ ngoài, dịch vụ phụ trợ hoạt động trong khuôn viên Bệnh viện gồm: dịch vụ cây bán hàng tự động, dịch vụ ghế massage, dịch vụ xe taxi, dịch vụ xe cứu thương, dịch vụ siêu thị, căng tin và các hoạt động của Nhà ăn Bệnh viện

Quản lý theo dõi, trực tổng đài, điện thoại cố định Bệnh viện và thanh toán cước

5. Tổ chức nhân sự phòng:

5.1 Ban lãnh đạo đương nhiệm:

Trưởng phòng: Ths. Hoàng Anh Toàn

Phó Trưởng Phòng: Ths. Nguyễn Nghiêm Diệu Hương

5.2 Lãnh đạo tiền nhiệm:

Lãnh đạo tiền nhiệm: Cù Đình Quí, Hồ Diệu, Trương Thị Đoan, Phạm Huy Đính, Đinh Mạnh Huy, Nguyễn Trọng Thích, Nguyễn Văn Thư, Nguyễn Đức Tâm 

5.3 Số lượng cán bộ trong phòng:

01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và 46 nhân viên bao gồm 9 tổ/bộ phận phụ trách các mảng công việc

6. Thành tựu: 

Tập thể cán bộ phòng Hành chính đã luôn đoàn kết, vượt khó, chủ động, sáng tạo để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, cụ thể:

Xây dựng kế hoạch và tổ chức mua sắm, cấp phát đúng quy định, kịp thời, hiệu quả. Tất cả hàng hóa mua sắm đều đảm bảo đúng quy trình, đúng chất lượng, đảm bảo thời gian phục vụ công tác chuyên môn.

Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ công văn, sử dụng con dấu hiệu quả, đúng quy định.

Quản lý, điều hành an toàn, hiệu quả các phương tiện vận chuyển bằng ô tô. Đưa đón cán bộ viên chức, vận chuyển người bệnh kịp thời, an toàn.

Quản lý tốt các phương tiện thông tin liên lạc, quản lý và giám sát tốt các dịch vụ hành chính thuê ngoài, đảm bảo chất lượng dịch vụ đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác chuyên môn.

Với những thành tích trên, Phòng Hành chính (tiền thân là phòng Hành chính Quản trị) nhiều năm liên tiếp đều đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”. Năm 2016 và 2017, Phòng vinh dự được nhận Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc đạt những thành tích xuất sắc trong công tác y tế.